מדוע אנו זקוקים ל-PMO?

אין זה סוד כיום שמרבית הארגונים מתקשים כיום לעמוד בלוח הזמנים שלהם וכאשר נשאלים מדוע זה כך, התשובות שמתקבלות הן "למנהל הפרויקט לא היה מספיק זמן" או "לא הכרנו מספיק טוב את הכלים שבניהול פרויקט". אולם אין זה המצב, גם אילו למנהל הפרויקט היה זמן וגם אילו היה מכיר את כליו, לא היה מצליח לעמוד בלוח הזמנים. מדוע זה כך? נתחיל בעובדה פשוטה: כיום, כ-68% מכלל החברות בעולם לא מצליחות לעמוד ביעד של זמן\כסף\איכות שהן הציבו לעצמן ומתוכן, כ-69% מהכישלונות נבעו מאי הכרות מספקת עם שיטות ניהול פרויקטים.

אז מה זה PMO?
PMO פירושו Project Management Office והוא אדם\גוף בארגון אשר אחראי על שמירה של הסטנדרטים במהלך עשיית הפרויקט, איסוף נתונים, הגדרת משימות, בניית תוכנית עבודה, חישוב השפעת שינויים, מעקב אחר התקציבים, מתן הדרכה, עזרה ולוח זמנים לתתי חלקים בפרויקט, ניהול סיכונים, סיוע לאנשי אבטחת איכות, קישור לפרויקטים אחרים אשר יכולים להשפיע על הפרויקט הנוכחי וכן הוא גם אחראי על מעקב ובקרה של הפרויקטים.

	PMO פירושו  והוא אדם\גוף בארגון אשר אחראי על שמירה של הסטנדרטים במהלך עשיית הפרויקט.

ניפוץ האשליות
מרבית ממנהלי הפרויקטים הם חסרי רקע בנושא PMO, ולמה? שכן אין להם ממי ללמוד – דבר זה מונע מהם לתכנן בצורה אופטימאלית את הפרויקט שלהם. כמון כן, מרבית החברות חושבות שניתן ללמוד את הכלים לניהול תוך כדי עשיית העבודה – אולם בפועל אין זה כך. מחקרים הראו שמרבית האנשים שלמדו בצורה עצמאית את התוכנה לניהול פרויקטים היו בעלי מיומנות נמוכה בשימוש בו, דבר שהוביל לבזבוז אדיר של זמן ופוטנציאל רווח מהשימוש בו לנמוך.

כשיהיה זמן, נעשה
שימוש ב-PMO מעניק יתרונות רבים בכל הקשור לתכנון ומעקב שוטף, כגון: עמידה טובה יותר בלוח זמנים וצמצום העלויות, יכולת להציג את תמונת המצב בצורה ברורה יותר למנהלים – דבר שיסייע בקבלת ההחלטות , זיהוי כשלים במהלך התכנון – ניתן להימנע ממצב שבו פריטים נשכחו או תוכננו לא נכון, קבלת משוב מהסובבים בזמן הפרויקט אשר עוזר בתיקון הפרויקט תוך כדי עשייתו, זיהוי ואיתור של בעיות מראש על ידי ניתוח של מרכיבי הפרויקט וכן היכולת להתנהל ביתר יעילות מול גורמים חיצוניים ולהימנע מכמה שיותר חיכוכים או פעולות כפולות.