להיות מזכירה

ישנם תפקידים שצרובים בתודעה הציבורית כתפקידים או מקצועות המיועדים לנשים, כאשר אחד מהמקצועות הבולטים ביותר בכך הוא המזכירה. בשוק העבודה כמעט ולא קיימות מזכירות ממין זכר, אולם אין בכך ולו במאומה מלהפחית בערכו וחשיבותו של המקצוע המרכזי הזה. המזכירה היא למעשה המנהלת האדמיניסטרטיבית של המשרד, ובמקומות עבודה רבים על פיה יקום וייפול דבר. המזכירה נמצאת תמיד עם היד על הדופק בכל הקשור להתנהלות המשרד וצוות ההנהלה של הארגון או החברה, כאשר תפקידה הוא בדרך כלל להיות צמודה לקודקוד הפירמידה במטרה לנהל את סדר יומו.

מהם תפקידיה של המזכירה?
המזכירה היא בדרך כלל הפנים של המשרד, ולכן הופעתה תמיד ייצוגית ומכובדת. מתוקף תפקידה עליה להיות אסרטיבית, החלטית ומהירת תגובה. על פי רוב פעולותיה של המזכירה מתבצעים מאחורי הקלעים וקשורים לניהול השוטף של המשרד כגון: קביעת סדר היום של המנכ"ל, ניהול לוח הזמנים של הפגישות העסקיות, הדפסת חוזים ומסמכים, אחראית על דרכי התקשורת למשרד וממנו, שמירה ואכיפה של חוקי המשרד וככלי העבודה התקינים ועוד.

האם ישנו ביקוש למזכירות בשוק העבודה?
אין חברה או ארגון עסקי שמכבד את עצמו שעובד או מתנהל ללא מזכירה או מנהלת אדמיניסטרטיבית. הניהול השוטף של עסק חי ומתפקד כמעט בלתי אפשרי ללא פונקציה שכל תפקידה הוא לתאם בין המערכות השונות, ולכן ישנו ביקוש מתמיד למזכירות מיומנות, חרוצות, אחראיות ואסרטיביות בשוק העבודה בישראל. במקומות העבודה הגדולים קיימים מערכים שלמים של מזכירות בכל שלבי הדרג הניהולי, כאשר מזכירה בכירה עם ניסיון יכולה למצוא בקלות עבודה במשרה חלקית, משרה מלאה, באופן זמני או באופן קבוע.

כיצד הופכים למזכירה?
לימודי מזכירות אינם לימודים אקדמאים, ואפילו ישנם מזכירות מצוינות העובדות בתחום ללא כל הכשרה פורמאלית, אולם על מנת להתעלות מתפקיד המזכירה לתפקיד של מנהלת אדמיניסטרטיבית מומלץ ללמוד בחד הקורסים המעניקים הכשרה רלוונטית בתחום. לימודי המזכירה בין אם מדובר בלימודי תעודה או בקורס הכשרה מעניקים למשתתפים בהם את המיומנויות הדרושות לצורך ביצוע עבודתה של המזכירה כגון מיומנויות מחשב, עבודה על יישומי ניהול משרד ועוד.